Ktoś pomyślał o przedsiębiorcach drukujących i wysyłających faktury vat w formie papierowej. Jeśli dotąd nie potrzebowałeś korzystać z serwisów internetowych aby wystawiać faktury dla swoich klientów to najwyższy czas o tym pomyśleć.

Serwis CentrumFaktur od niedawna świadczy możliwość wysyłania faktur nie tylko drogą elektroniczną ale także zwykłą pocztą “papierową”. To wszystko dzięki integracji z serwisem postivo.pl.

Jak to zrobić? Otóż jest to banalnie proste. Wystarczy być zarejestrowanym w obu tych serwisach i wykonać następujące kroki.

W serwisie postivo należy wejść w menu API — integracja → Konfiguracja dostępu do API i skonfigurować swoje hasło dostępu poprzez API (powinno ono być inne od tego, którego używasz do logowania się na konto).

Następnie zaloguj się do swojego konta Centrum Faktur, wejdź w Ustawienia → Wysyłka pocztą i wpisz swój login Postivo oraz wybrane wcześniej hasło API.

Od tego momentu w serwisie Centrum Faktur faktury oraz oferty/pro formy bardzo prosto wyślesz w wersji papierowej, bezpośrednio z poziomu twojego konta. Wystarczy, że w szczegółach gotowego dokumentu klikniesz Wyślij pocztą i podasz/zweryfikujesz adres odbiorcy.

Nasz ulubiony program do wystawiania faktur online pomoże ci na dwa sposoby: pozwoli na utworzenie szablonu w oparciu o już wystawioną fakturę oraz na automatyczne wystawianie na jego podstawie faktur cyklicznych.

Jak stworzyć szablon

1. Stwórz nową fakturę (lub wejdź w szczegóły istniejącej)

   

   Szablony można tworzyć tylko na podstawie istniejących faktur. Stwórz zatem i zapisz nową fakturę, wypełniając wszystkie niezbędne pola (po wszystkim będziesz mógł ją usunąć).

2. Utwórz szablon

   

   Wejdź do ekranu szczegółów zapisanej faktury (znajdziesz się tam automatycznie po zapisaniu faktury) i kliknij znajdujący się w prawej kolumnie przycisk Utwórz szablon faktury.

3. Wystawienie nowej faktury na bazie szablonu

   Po zapisaniu szablonu przejdź do ekranu listy faktur lub podsumowania i w palecie Nowa faktura na liście Wybierz szablon odnajdź właśnie utworzony dokument. Klient przypisany do oryginalnej faktury powinien zostać wybrany automatycznie w polu Wybierz klienta. Kliknięcie Utwórz fakturę spowoduje stworzenie nowej faktury zawierającej wszystkie pola z szablonu oraz dane wybranego klienta.

Automatyczne wystawianie faktury

1. Gdzie znajdę moje szablony?

   

   Listę wszystkich szablonów faktur znajdziesz klikając w link Szablony znajdujący się w prawej kolumnie ekranu listy faktur. Jest on widoczny jedynie wtedy, gdy posiadasz zdefiniowane szablony.

2. Zmiana częstotliwości i firma

   

   Wejdź w szczegóły wybranego szablonu. W prawej kolumnie znajdziesz przycisk Edytuj, prowadzący do ekranu pozwalającego na zmianę wszystkich parametrów szablonu. Aby wystawiać faktury cyklicznie, zaznacz opcję Wystawianie cykliczne i wybierz dzień miesiąca. Aby wystawiać fakturę co rok, dodatkowo zmień pole każdego miesiąca na wybrany miesiąc. Jak widzisz, Centrum Faktur pozwala automatycznie wystawiać faktury pierwszego roboczego, ostatniego roboczego oraz ostatniego dnia miesiąca.

“Czy nie powinno być tak, że na fakturze krajowej przed numerem NIP nie pojawia się PL a na unijnych tak? Obecnie na fakturze zawsze pojawia się, tak jak jest wpisane – w każdym dokumencie pojawia się taka forma jaką umieściliśmy w Ustawieniach.”

Szczegółową odpowiedź znajdziesz w komentarzu do NIP na fakturze z PL czy bez

Jako przykład profesjonalnego, prostego i popularnego tego typu produktu posłuży nam dzisiaj program do faktur online — Centrum Faktur

Centrum Faktur to darmowa aplikacja internetowa:

“Centrum Faktur to darmowa aplikacja internetowa. Rozwiązanie to ma wiele zalet w stosunku do tradycyjnego oprogramowania, które przed użyciem musisz pobrać i zainstalować na swoim komputerze. Wszelkie aktualizacje odbywają się automatycznie — zarówno w przypadku zmian w przepisach, jak i wprowadzenia nowych funkcji. Aplikacje internetowe są prostsze w użyciu i pozwalają na wygodną pracę w grupie. Co więcej, nie musisz się martwić o kopie zapasowe, ponieważ Twoje dane są zawsze bezpieczne na naszym serwerze.”

Profesjonalna faktura w 60 sekund

1. Rejestracja

Aby założyć własne konto należy przejść do strony rejestracji: Centrum Faktur – Rejestracja. Należy podać pełną nazwę firmy (można ją później zmienić w Ustawieniach oraz adres (domenę) w którym zostanie zarejestrowane nasze nowe konto. Adres ten jest o tyle ważny, że poprzez niego będziemy logować się w przyszłości do naszego konta np. w tym wypadku jest to madpol.centrumfaktur.pl.

2. Zaliczkowa czy normalna?

Po zalogowaniu się do systemu, kliknij Nowa faktura. Do wyboru otrzymasz zwykłą fakturę VAT oraz fakturę zaliczkową (korekty wystawia się z poziomu konkretnej faktury). Wystarczy jeszcze wybrać z listy klienta i gotowe.

3. Nowy klient

Jeśli twoja baza klientów jest jeszcze pusta z rozwijanej listy wybierz Nowy. Zostaniesz przeniesiony do formularza Nowy klient. Po jego zapisaniu otrzymasz od razu formularz nowe faktury dla nowo utworzonego klienta.

4. Nowa faktura VAT

Dodaj wszystkie usługi bądź produkty, sprawdź dane kontrahenta oraz własne w pasku po prawej i zapisz fakturę. Wszystkie dodatkowe informacje jak np. konta możesz umieścić w polu Uwagi, które zostanie dołączone do faktury.

W myśl litery prawa, w Polsce wysyłanie faktur e-mailem nie jest jednak legalne i naraża firmę na konflikt z Urzędem Skarbowym oraz ewentualne kary. Światełko w tunelu otworzył niedawny wyrok Najwyższego Sądu Administracyjnego, który stwierdził, że faktura przesłana faksem lub w pliku PDF daje podobne uprawnienia, jak faktura przesłana pocztą. Jednocześnie NSA podważył w ten sposób wcześniejszy wyrok WSA w tej sprawie. Dla wielu sprawa stała się jasna, pomimo iż w Polsce nie obowiązuje mechanizm precedensu. “Hola, hola”, zawołał jednak ktoś z Urzędu! Cytując artykuł z Wyborczej:

“Wygrał zdrowy rozsądek? Nie u fiskusa. “Ministerstwo Finansów uprzejmie informuje, że respektuje rozstrzygnięcia Sądu (…), co nie oznacza, że podziela argumentację prawną” – napisał resort w odpowiedzi na pytanie, czy wreszcie skończy z fakturowym absurdem.”

Tak prezentuje się stan na dzień dzisiejszy. Wygląda jednak na to, że sytuacja powoli, powoli zmierza w dobrym kierunku. Dlatego warto wspierać inicjatywy takie jak LegalneFaktury.pl, do czego gorąco zachęcam.

Jak zatem rozwiązać problem, prowadzenia kilku punktów sprzedaży, z których każdy wystawiałby faktury VAT?
W takiej sytuacji należy wprowadzić oznaczenie identyfikujące punkt sprzedaży (liczbowe, słowne, skrótowe itp.) i prowadzić kilka numeracji kolejnych – odrębnie, np: 1/P1/2008, 2/P1/2008, 3/P1/2008 … i zarazem 1/P2/2008, 2/P2/2008, 3/P2/2008.

Faktura końcowa jest w rzeczy samej normalną fakturą. Jedyna różnica polega na tym, że jako jej pozycje należy dodać poza wykonaną pracą (lub dostarczonymi towarami) na które opiewa reszta kwoty (całość minus zaliczki), wszystkie faktury zaliczkowe z ujemną ceną (dokładnie taką na jakie wcześniej opiewały poszczególne zaliczki).

Dla przykładu, zakładając, że cała zakładana praca (faktura) opiewa na 1000 PLN a wcześniej wystawiliśmy 2 faktury zaliczkowe (na 200 i 400 PLN netto), pozycje na fakturze końcowej mogłyby wyglądać następująco:

(dla ułatwienia uzględniam jedynie pola z opisem oraz ceną)

Jest to dokument wystawiany w przypadku popełnienia błędu w konkretnej  fakturze VAT. Dokument taki w obrocie gospodarczym musi być odniesiony do konkretnej faktury i może zostać wystawiony w przypadku gdy np. po wystawieniu faktury VAT udzielono upustów (rabatów), dokonano zwrotu towarulub kwot lub zaliczki nienależnych nabywcy, przedpłat, zadatków lub stwierdzono inne błędy – także w cenie, stawce oraz kwocie podatku w wystawionej fakturze VAT .

Faktury korygujące powinna:

• zawierać wyraz “KOREKTA” albo wyrazy “FAKTURA KORYGUJĄCA”,
• zawierać numer kolejny oraz datę wystawienia.
• zawierać dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca; obowiązkowe dane dotyczące transakcji, takie same jak dla faktur vat; kwotę i rodzaj udzielonego rabatu; przyczynę wystawienia faktury korygującej; kwotę zmniejszenia/zwiększenia podatku należnego.
• faktura korygująca wystawiana w przypadku pomyłek, zawiera zarówno kwoty podane w omyłkowej wysokości oraz kwoty w wysokości prawidłowej.
• być wystawiona w co najmniej 2 egzemplarzach odpowiednio oznaczonych jako “oryginał” i “kopia”,
• sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie.

Jak wystawić fakturę korygującą?

Najlepiej i najwygodniej jest skorzystać z odpowiedniego oprogramowania. Jako przykład posłuży nam porsta i darmowa aplikacja internetowa Centrum Faktur, która ułatwi cały proces do niezbędnego minimum.

Jeśli jeszcze nie masz jeszcze własnego konta w Centrum Faktur zajrzyj tutaj.

Korekta do istniejącej faktury

Fakturę korygującą możesz wystawić jedynie do istniejącej już faktury. Jeśli faktura do której chcesz wystawić korektę istnieje już w Centrum Faktur wystarczy, że wejdziesz w jej szczegóły i klikniesz przycisk Wystaw korektę. Pamiętaj, przycisk ten pojawi się jedynie wówczas kiedy faktura ma nadany numer i została wydrukowana (PDF lub wysłana e-mailem). W przeciwnym wypadku, musisz najpierw dodać do swojego Centrum Faktur fakturę którą chcesz skorygować, wydrukować ją a następnie wystawić odpowiednią korektę w sposób opisany wyżej.