Faktura zaliczkowa to specjalny dokument w obrocie gospodarczym, który w świetle prawa powinien zostać wystawiony przez firmę w przypadku, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności. Fakturę taką należy wystawić nie później niż siódmego dnia od daty otrzymania część lub całość należności od nabywcy.
Faktura zaliczkowa powinna zawierać co najmniej:
  • oznaczenie “FAKTURA VAT” lub “FAKTURA VAT-MP”,
  • NIP sprzedawcy i nabywcy
  • nazwy, imiona i nazwiska oraz/lub nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
  • datę wystawienia
  • kolejny numer faktury
  • kwotę otrzymanej przedpłaty lub całości należności brutto
  • daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych (jeżeli je wystawiano) oraz sumę pobranych wcześniej zaliczek brutto
  • stawkę podatku
  • kwotę podatku, wyliczoną proporcjonalnie

Należy pamiętać, że faktura zaliczkowa musi zawierać historię wszystkich wcześniej wpłaconych przedpłat oraz opis zamówienia. Jeżeli faktura zawiera towary i/lub usługi objęte różnymi stawkami VAT, należny podatek należy podsumować proporcjonalnie.
Po wykonaniu zamówienia (dostarczeniu towarów lub usług) w przypadku jeżeli zainkasowane wpłaty (zaliczki) nie są całością zamówienia trzeba wystawić dodatkowo fakturę końcową. Jeżeli zaliczki będą większe od zamówienia musimy wystawić korektę faktury zaliczkowej.
Pozycja faktury VAT musi posiadać takie dane:
  • stawkę podatku
  • wartość brutto
  • kwotę podatku
  • cenę netto
  • opis towaru
  • ilość
  • cenę netto pomonożoną razy ilość
W przypadku podatku dochodowego faktury zaliczkowe do chwili dostarczenia towaru lub wykonania usługi nie powodują skutków podatkowych. Odmiennie jest w przypadku podatku VAT, który musimy odprowadzić w taki sam sposób jak w przypadku normalnych faktur.