Na początek, gwoli przypomnienia należy powiedzieć, że w świetle polskich przepisów podatkowych jeżeli firma otrzyma pieniądze przed wystawieniam faktury, powinna ona na otrzymaną kwotę wystawić fakturę zaliczkową (a nie normalną fakturę, gdyż technicznie otrzymanie pieniędzy przed wystawieniem faktury jest zaliczką) . Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który należy wystawić do 7 dni po otrzymaniu zaliczki. Często takich zaliczek otrzymanych od kupującego przed wykonaniem usługi bądź dostarczeniem produktów jest więcej. Co zatem zrobić na końcu całego procesu, kiedy dostarczylismy już towar bądź wykonalismy usługę? Rozwiązaniem jest faktura końcowa.

Faktura końcowa jest w rzeczy samej normalną fakturą. Jedyna różnica polega na tym, że jako jej pozycje należy dodać poza wykonaną pracą (lub dostarczonymi towarami) na które opiewa reszta kwoty (całość minus zaliczki), wszystkie faktury zaliczkowe z ujemną ceną (dokładnie taką na jakie wcześniej opiewały poszczególne zaliczki).

Dla przykładu, zakładając, że cała zakładana praca (faktura) opiewa na 1000 PLN a wcześniej wystawiliśmy 2 faktury zaliczkowe (na 200 i 400 PLN netto), pozycje na fakturze końcowej mogłyby wyglądać następująco:

(dla ułatwienia uzględniam jedynie pola z opisem oraz ceną)