E-faktura (faktura elektroniczna) – dokument elektroniczny, który zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zrównuje się prawnie z fakturą tradycyjną, czyli papierową. Należy podkreślić, że zeskanowana faktura, czy np. faktura zapisana w pliku PDF nie są fakturą elektroniczną w rozumieniu tych przepisów.

Za pomocą e-faktury można rozliczać się z fiskusem tak samo jak przy użyciu faktury tradycyjnej. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego każda faktura, przesyłana w formie elektronicznej powinna posiadać podpis elektroniczny lub zostać przesłana za pomocą operatora EDI.

Stosowanie e-faktury posiada wiele plusów:

1. Oszczędność – w porównaniu z tradycyjną fakturą odpadają koszty pocztowej przesyłki,
2. Terminowość oraz bezpieczeństwo przesyłki – w porównaniu z tradycyjną fakturą znika ryzyko niedostarczenia faktury,
3. Wygoda przechowywania – e-faktura nie zajmuje tyle miejsca co faktura papierowa, poza tym można w dowolnej chwili przejrzeć fakturę (na swoim komputerze, bądź wysyłając zapytanie do wystawcy e-faktury)
4. Dbałość o ekologię – eliminuje się wyręb lasów na potrzeby faktur papierowych.

Akceptacja e-fakturowania Podstawowym warunkiem stosowania faktur w formie elektronicznej jest uzyskanie wcześniejszej akceptacji od kontrahentów. Wystawianie i przesyłanie e-faktur można rozpocząć od następnego dnia po dokonaniu akceptacji przez odbiorcę. Z akceptacją e-faktur ściśle wiąże się też utrata prawa do wystawiania e-faktur. Podatnik traci prawo do korzystania z faktur elektronicznych w przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.

Faktury korygujące i duplikaty Faktury elektroniczne można korygować i wystawiać do nich duplikaty. Powinny mieć one co do zasady formę elektroniczną. Wyjątkowo w przypadku przeszkód formalnych lub technicznych, uniemożliwiających wystawienie i wysłanie tych dokumentów w formie elektronicznej, dopuszcza się wystawienie dokumentu papierowego (np: gdy kontrahent cofnie akceptację)

E-przechowywanie E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

E-kontrola Podatnik ma obowiązek:

• umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej natychmiastowy (bez zwłoki), pełny (bez wyjątków) i ciągły (bez przerw) dostęp drogę elektroniczną do faktur,
• umożliwić udokumentowany pobór i wykorzystanie e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, ewentualnie łącze do internetu i oprogramowanie niezbędne dla obsługi e-faktur);
• umożliwić czytelność tych faktur czyli np. udostępnić komputer z oprogramowaniem niezbędnym do odczytania e-faktur;
• udostępnić tym organom dane dotyczące autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dot. certyfikatów)

Dla kontroli podatnik powinien przechowywać również:

• oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną;
• dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego;
• dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e- faktury wystawiono fakturę papierową;
• dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI dotyczącą podatnika i jego kontrahenta .

System obsługi e-faktur (SOE) System Obsługi e-Faktur, to bezpieczna platforma teleinformatyczna, która integruje systemy wystawców i odbiorców faktur elektronicznych, realizuje pełen zakres usług umożliwiających powszechne korzystanie z e-faktur oraz gwarantuje zgodność z wymaganiami obowiązującego w tym zakresie prawa. System SOE wspiera obsługę e-faktury w całym cyklu jej funkcjonowania w obrocie gospodarczym.